Führungen

Die Führungsverwaltung

Hauptbildschirm

Die Hauptfunktion des ObservatoryManager ist sicherlich die Verwaltung von Führungen. Hierfür steht die Funktion > Führungen im Hauptmenü zur Verfügung.

Im Herzstück der Anwendung werden Führungen angelegt und bearbeitet. Außerdem verbirgt sich hier die komplette automatisierte Informationsweitergabe per Mail und Pushdienst.

Im Filterbereich (1) können Führungen nach mehreren Kriterien gefiltert werden. In der Tabelle (2) werden die ggf. gefilterten Führungen angezeigt. Über die Buttons (3) können die Funktionen für die Bearbeitung und Anlage von Führungen aufgerufen werden.

Filterung von Führungen

Die Filterung von Führungen erfolgt im Standard über den Status. Hier können Sie über das Dropdown den gewünschten Status auswählen und danach filtern.

Kursleiter können hier grundsätzlich nur ihre eigenen Führungen und freigegebene Führungen sehen, welche noch keinen Kursleiter zugewiesen haben! Alle Führungen stehen nur der Verwaltung zur Verfügung!

Es gibt weitere vordefinierte Filter, welche über einen Klick auf den kleinen Pfeil im grünen Button ausgewählt werden können.

Der Filter kann zurückgesetzt werden oder zwischen Filterung nach Art, Status und Kursleiter umgeschaltet werden.

Anlegen einer neuen Führung

Das Anlegen einer Führung erfolgt über einen Dialog, der mittels eines Klicks auf den Button "Anlegen" aufgerufen werden kann. Es öffnet sich der Dialog zur Anlage einer neuen Führung. 

Im Formular (1) werden die Daten der Führung erfasst und geändert. Dabei werden Validatoren eingesetzt, die die Nutzereingaben prüfen. Fährt man mit der Maus über die rot markieren Eingabefelder, erhält man einen Hinweis, welche Validierung fehlgeschlagen ist. Im Beispiel ist dies das Feld Altersklasse, welches noch nicht gefüllt wurde.

Mit den Buttons (2) lassen sich die für die gerade aufgerufene Führung verfügbaren Funktionen, abhängig vom Status der Führung und der Rolle des angemeldeten Benutzers auswählen. Die einzelnen Funktionen werden in der Anleitung noch ausführlich beschrieben.

Mit den Buttons (3) kann der Dialog mit "OK" geschlossen werden. Dabei werden die geänderten Daten gespeichert. Wird der Dialog mit "Schließen" beendet, gehen die Änderungen verloren.

Ausfüllen des Formulars bei einer Neuanlage

Füllen wir also nun die notwendigen Felder für eine Führung aus:

Das Feld Anfragedatum wird automatisch mit dem aktuellen Datum gefüllt. Sollte die Anfrage an einem anderen Tag stattgefunden haben, lässt sich die Angabe ändern. Die Änderung kann durch manuelle Bearbeitung des Feldes erfolgen, oder durch einen Klick auf das kleine Kalender Symbol. Es öffnet sich dann ein Kalender, der die Auswahl des Datums erlaubt.

Die Felder Beginn und Ende der Führung werden ebenso gefüllt. Für Beginn wird die aktuelle Uhrzeit eingetragen, für Ende die aktuelle Uhrzeit plus 90 Minuten. Dieses Vorausfüllen ermöglicht die einfache Bearbeitung dieser Felder durch verwenden der Tabulatortaste und ohne Maus. Auch hier kann natürlich alternativ der Kalender verwendet werden.

Für die Felder Art, Institution und Altersklasse stehen Dropdownmenüs bereit, welche durch einen Klick auf den kleinen Pfeil ausgeklappt werden und alle verfügbaren Auswahlmöglichkeiten anbieten.

Die Felder bieten jedoch auch die Möglichkeit mit dem Tippen zu beginnen und somit nach einigen Buchstaben die Auswahl auf nur eine Möglichkeit einzuschränken. Dieses Vorgehen ist für die Erfassung ausschließlich per Tastatur gedacht.

Das Feld Kunde kann über ein Dropdown gefüllt werden, welches durch einen Klick auf den Pfeil geöffnet werden kann. Es werden alle Kunden angezeigt, die im ObservatoryManager eingegeben wurden.

Alternativ kann auch ein Teil des Namens in das Feld als Text eingegeben werden. Die Auswahl wird dann immer weiter verfeinert, bis nur noch wenige Kunden den Kriterien entsprechen und somit leicht ausgewählt werden können.

Das Feld Kursleiter bleibt im Normalfall erstmal leer und wird durch den weiteren Ablauf gefüllt. Für Administratoren besteht die Möglichkeit, diese Felder direkt bei der Anlage zu füllen. Dafür steht dann ebenfalls ein Dropdown zur Verfügung.

Die Felder Vorschulkinder, Kinder, Teenager und Erwachsene sollen die gemeldete Anzahl der Teilnehmer erfassen. Diese können jederzeit nachträglich erfasst oder korrigiert werden.

Das Feld Status kann nicht manuell geändert werden. Es wird durch die einzelnen Bearbeitungsschritte automatisch gesetzt.

Das Feld Hinweise ist für allgemeine Informationen zur geplanten Führung gedacht. Hier kann zum Beispiel notiert werden, welche Themen behandelt werden sollen oder andere allgemeine Informationen.

Sind alle Felder befüllt wird die Führung über einen Klick auf OK gespeichert.

Zusätzliche Informationen zur Führung

Auf dem Reiter Notizen werden automatisch die einzelnen Bearbeitungsschritte abgelegt. Es können aber auch Angaben der einzelnen Benutzer gemacht werden. Dies erfüllt den Zweck der Nachverfolgbarkeit für alle Beteiligten und soll die bisherige Mailflut eindämmen.

Im Beispiel sind zwei automatisch erzeugte Einträge und ein durch den Kursleiter gemachter Eintrag um 22:45 Uhr zu sehen. 

Die Notizen dienen also der Erfassung von zusätzlichen Informationen wie z. B. Gespräche mit dem Kunden, Absprachen im Team oder Hinweise zur Durchführung, die sich nach der eigentlichen Anlage des Datensatzes ergeben haben.

Sie können jederzeit eine neue Notiz hinzufügen. Klicken Sie einfach auf Anlegen.

Datum und Benutzer werden automatisch gefüllt. Geben Sie nur einen Text ein und klicken Sie auf OK. 

Die Bearbeitung eines bestehenden Datensatzes

Die Bearbeitung eines Datensatzes erfolgt über den Button Bearbeiten im Hauptbildschirm. Es wird die gleiche Maske angezeigt, wie für die Neuanlage, diesmal jedoch mit vorgefüllten Feldern. Die Bearbeitung erfolgt dann analog zur Beschreibung der Neuanlage.